Como consecuencia de tener todos estos servicios, lo más probable es que todos tengamos documentos repartidos entre todos ellos, lo que puede hacer que encontrarlos y organizarlos sea una tarea ardua. Agregue a eso el hecho de que la mayoría de nosotros todavía llevamos documentos físicos que también nos cuesta organizar, y usted tiene la receta perfecta para el caos de la oficina.
Para solucionar esto, Doo.net inició un proyecto hace unos meses que finalmente han comenzado a implementar en forma de aplicaciones nativas para Mac, Windows 8 y dispositivos móviles (que estarán disponibles pronto).
Llamada simplemente DOO, la aplicación proporciona un enfoque bastante único sobre la forma en que organizamos los documentos, utilizando una serie de herramientas y algoritmos inteligentes para poner algo de orden no solo en los documentos digitales, sino también en los físicos.
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La idea detrás de DOO
En Mac, la aplicación gratuita se puede descargar de la Mac App Store. Una vez instalado, DOO le pedirá que cree una carpeta para la aplicación, donde centralizará todo su contenido.
Es en el siguiente paso donde podemos ver el enfoque inteligente de la aplicación para la gestión de documentos: en lugar de simplemente intentar ser otro servicio de sincronización de documentos, DOO se conecta a los existentes y extrae los datos contenidos en cada uno sin interferir con su propia organización y / o estructura.
Los servicios admitidos incluyen Dropbox, Google Drive, sus carpetas locales e incluso sus cuentas de correo electrónico, de las cuales obtiene los documentos adjuntos a sus mensajes de correo electrónico.
Cómo se desempeña DOO
Una vez que sus carpetas y cuentas se han vinculado a la aplicación, comienza a leerlas e indexarlas. Aquí es donde entran en juego algunas de las herramientas más innovadoras de DOO: la aplicación utiliza una serie de algoritmos inteligentes para identificar toda la información relevante en sus documentos y usarla para clasificarlos.
Nota: DOO utiliza OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer la información más importante de sus documentos físicos escaneados, lo que facilita su clasificación y búsqueda.
Por supuesto, esta aplicación no sería útil en absoluto si no pudiera encontrar fácilmente el documento que desea. Afortunadamente, una vez indexada, la función de búsqueda de DOO es instantánea y extremadamente precisa. Los resultados se muestran a la derecha a medida que escribe y se pueden filtrar por etiquetas.
Además, puede utilizar la función de búsqueda de la línea de tiempo de la aplicación, que le ayuda a limitar su búsqueda por fecha.
El resto de la aplicación funciona como se esperaba, lo que le permite ordenar los documentos de la forma que desee, ya sea sincronizando el servicio, por tipo, por espacio de trabajo y más.
DOO también ofrece su servicio en la nube completamente opcional (se requiere una cuenta), que puede almacenar todos sus documentos en los propios servidores en la nube de la empresa, poniéndolos a disposición en cualquier otro dispositivo donde tenga la aplicación instalada.
Además, como la mayoría de los servicios con los que trabaja, DOO también ofrece un servicio gratuito con una serie de opciones de actualización. Aún no están disponibles, pero su precio parece razonable.
Conclusión
Si bien tenía algunas dudas al principio, al final me gustó DOO y lo que intenta lograr. Las soluciones integrales tienden a terminar siendo un desastre o demasiado complicadas, sin embargo, en este caso, los desarrolladores de DOO han creado una aplicación que es simple y fácil de usar, aprovechando perfectamente el poderoso servicio que se esconde detrás de ella. Todavía tengo que ver cómo funciona cuando esté completamente disponible en todos los dispositivos, pero hasta ahora, parece que cumplirá su promesa.